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河北率先开展公证档案数字化 便民利民减轻群众负担
发布时间:2017-07-14 10:41 星期五
来源:法制网

法制网 见习记者 莫亚奇

在河北省唐山市润新公证处的档案室,整齐摆放着一排排高大的铁皮档案柜,里边存放着近几十年甚至是更长时间的公证档案,想要人工在海量档案中查询信息并不容易。如今,这些历史档案再也不是尘封的故纸堆,而成为电脑中生动鲜活的数据资料。

2015年11月,润新公证处建处以来的32325卷、151余万页公证档案全部实现了数字化。河北省司法厅于2015在全国率先推动了公证档案数字化采集工作,全省174家公证处正在利用河北公证自主研发的软件,对1980年代初公证制度恢复重建以来的全部约1242万件公证档案,进行数字化扫描采集,构建覆盖全部历史档案并随时更新的“数字公证”,进而逐步建设全省公证数据中心。

“公证档案是公证执业活动的完整记录,载有众多关系国计民生、经济社会发展和对外交往等方面的重要信息,特别是在传统民事公证中,一份公证档案几乎涵盖了一个人、一个家庭甚至一个家族婚姻、财产等方面的综合信息,有些信息政府其他部门可能都不掌握。”河北省司法厅副厅长霍建明介绍说,公证档案里面都是“财富”,公证档案是司法行政系统宝贵的“大数据”资源。

河北省司法厅要求对所有公证处的全部历史卷宗进行采录,原卷纸质卷宗、音视频文件、指纹完整采集。同时,采录过程中,公证人员对近期办证形成的公证案卷相关申请表、审批表、公证证词表述等检查完善、查漏补缺,数字化采集过程也成为规范公证执业行为、提高公证工作规范化水平的有力抓手。 

霍建明表示,对全部历史档案进行全覆盖、全记录的数字化采集整理,挖掘分析利用存量信息,可以为打破政府部门和社会机构间的信息孤岛、实现资源共享奠定数据基础。更重要的是,公证机构自身获取信息、业务办理将更加高效快捷,公证服务更加便民利民。

 1996年,家住唐山市丰润区的王某夫妇在公证处办理了房产分割协议公证,将两人名下的两套房分给两个儿子各一套,却没到房产及土地管理部门办理房产过户手续。后来,两套住房改造置换了两套临街门市楼,置换合同上登记的仍然是王某夫妇,时至今日,开发商未将临街门市楼交付给王家兄弟,而后开发商因他案被拘,建成但未交付使用的所有楼房被查封,王家兄弟的两套临街门市楼也在其中。王家兄弟向政府求助,被要求提供相关证明,哥俩傻了眼:合同上是父母的名字,王某夫妇15年前已经去世。

情急之下,王家兄弟找到唐山市润新公证处,申请查阅公证档案。得到批准后,档案管理员通过公证档案数字化管理系统检索查阅,只用1分钟就查到了相关信息,并为他们打印出部分档案内容。王家哥俩拿着档案信息资料非常感动:“为这事我们吃不好睡不着,不知道怎么办,没想到公证处只用了几分钟就帮我们解决了难题!”

 “当事人之前办理过公证的,公证处可直接从系统中查阅、打印原档案中的证明材料,各种信息还能相互印证,免去了当事人重新开具部分证明等诸多麻烦,特别是虚假信息提示功能,对可能存在问题的材料及时预警,也降低了公证员的执业风险。”河北省司法厅公证工作指导处处长郑侠贤向记者介绍,公证数据随时点取,实现了“数据多跑路、群众少跑腿”,减轻了当事人负担。

据了解,公证历史档案扫描采集工作开展后,只需用扫描枪扫描档案二维码,立刻就能查阅对应的数字化卷宗信息,同时还可查看音视频、照片、指纹等多媒体信息。2015年以来,唐山市司法局利用该系统开展全市公证质量集中(时间、地点、人员集中)检查,随机抽取、提取公证卷宗半小时完成,典型案例在大屏幕上投影,音视频文件同时播放,评查范围更广,评查结果更客观、公平,免去了舟车劳顿,节约了人力物力,提高了工作效率。在处理一起遗嘱公证投诉时,同时,调阅了两个公证处包括录像在内的三套数字化档案,为尽快找准双方争执的矛盾焦点,确定调解思路赢得了时间,经过有针对性地释法明理,多次做工作,促成双方握手言和,结束了4年的诉讼历程。达成和解协议一个月后,双方当事人一起给唐山市司法局送来锦旗,表达感激之情。  

全省推进公证档案信息化建设,是一项大工程,河北省司法厅高度重视,坚持问题导向,强力督导落实,通过采取试点先行,实地检查指导,层层签订责任状,定期发布排名,由省公协出资购买应用软件配发给各市司法局公证管理处和公证处使用,统一为62个贫困县公证处配备硬件设备,省厅协调省档案局联合下发了《关于加快推进公证档案信息化建设的通知》,解决存放在档案馆的公证档案数据信息采集、导入问题等措施,推动了公证档案信息化建设全省全面铺开、整体推进、进展迅速。按照河北省司法厅《公证档案信息化建设推进方案》要求,2018年年底前完成全部历史档案的数字化,截止今年5月底,全省公证历史档案数字化录入率已达50%,唐山市已全部录入完毕并投资15万元正在建设市级数据中心;秦皇岛、沧州两市已完成82%以上,有望提前一年完成建设任务。

河北的公证档案数字化采集录入工作进展顺利,成效初显,为公证行业档案信息化建设探索了路径,积累了经验,起到了引领效果。中央网信办官网以《河北省公证档案规范化信息化建设工作取得突破》为题报道河北做法,称“河北为建设公证大数据带了好头”。

责任编辑:莫亚奇
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