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办“铁证” 筑公信 抓牢公证生命线
——厦门市鹭江公证处公证质量建设报告
发布时间:2017-07-14 10:28 星期五
来源:法制网

法制网 见习记者 莫亚奇

厦门市鹭江公证处于2000年6月成立,是福建省唯一一家公证体制改革合作制试点单位,也是目前海峡西岸规模最大的公证机构。由于该处的特殊性质,该处始终认为公证质量不仅是公证工作的生命线,更是公证处的生存之道。因此,自成立以来,该处就以党建为引领,将公证质量建设作为实现“建百年老店,创行业一流”目标的中心工作来抓,并作为一项综合性、系统性工程来建设,从理念培育到硬件投入,从制度规范到业务培训,从受理审查到调查核实,从事中监督到事后抽查,形成了一整套包含人员培训、业务规范、质量监督、标准评价、风险管控等在内的较为科学、完善的公证质量综合建设体系,这也是十七年来,在省、市各级公证质量检查评比中该处均保持第一的主要原因。

主要数据:

截止2016年底,该处共办理公证案件544656件,共收到投诉案件17件(其中关于服务态度、工作作风7件,关于办证程序7件,关于公证质量3件)、复查案件57件(其中复查维持20件,撤销公证书34件,出具补正公证书2件,自查补充提供证据材料1件)、涉诉案件6件。复查撤证的比例占该处公证案件量的万分之零点六,且无一是由公证人员的故意或重大过失导致的;涉诉案件无一败诉、无一赔偿。

树立“铁证”意识,打好思想根基

作为一项预防性的司法证明制度,公证具有预防纠纷,减少诉讼,规范民商事流转,保障当事人合法权益等功能。这些功能的发挥,有赖于公证公信力的强化,而公信力则必须以过硬的公证质量为基础支撑。

该处在建处伊始即提出了“任何失误和过失都是自杀”的口号,要求人人树立“质量就是生命”的执业理念,并以“党的法治工作者”身份不断强化红线意识、质量意识、责任意识和风险意识,以将每一个公证案件都办成“铁证”的思想,抓牢公证质量这条公证工作的生命线,坚持客观、真实、合法原则,坚决杜绝私自出具公证书、出具虚假公证书,严格办证程序,认真履职,做公证公信力的守护人。特别是对于党员公证员来说,在维护和提升公证质量建设方面更要发挥先锋模范作用,以身作则,树好榜样。

为了践行办“铁证”的决心,也为了消除当事人对合作制公证处所出具的公证书质量的顾虑,该处在成立之初,资金最为困难之时,毅然拿出总投入的10%向太平洋保险公司投保了1000万的执业险,成为全行业第一家自行投保职业责任险的公证机构。十七年来,该处除按上级要求缴交赔偿金外,还在章程和财务制度中制定了公证处和个人的二级赔偿机制,建立执业风险基金,专款专用。

该处自成立之初就实行“保生存、促效益、均贫富、安晚年”的薪酬待遇制度,将对公证事业的忠诚度和责任感作为收入增长的主要因素,确立了科学合理的薪酬分配体系,从源头上杜绝了公证人员“一切向钱看”的错误思维。具体来说,就是薪酬不与个人业绩直接挂钩,而是对部门进行整体考核,再由部门对个人的德、能、勤、绩进行综合考评,淡化公证人员的利益驱动,培育公证人员长期的事业追求。

加强硬件投入,完善识假手段

  近年来,随着造假技术的不断翻新,各种造假手段层出不穷,当事人通过冒名顶替或提供伪造、变造证明材料向公证处申办公证的情况屡见不鲜;此外,因不动产的价格随着市场波动,当事人在办理委托、赠与、放弃继承权声明等公证后反悔,以未向公证处申请办理相关公证为由要求撤销公证,乃至要求公证处赔偿的情况也不在少数。上述情形,极大地破坏了正常的公证秩序,也威胁着公证质量和公证公信力。

  为了加强对上述不诚信行为的打击力度,该处为每个公证人员配备了加装有摄像头的电脑、带有录音功能的电话、二代身份证识别仪、高拍仪、照相机、摄像机、传真机、扫描仪、手提电脑、光盘刻录机、多功能复印机和打印机等办公设备,一方面从硬件和技术上提高了公证人员识假辨假的能力,另一方面也能够及时固定证据,为公证人员提供“自证清白”的途径。

强化规范建设,明确工作标准

  “不以规矩,无以成方圆”,大如一国,小至一处,无不如此。该处深刻认识到,公证质量不能仅停留于抽象性的理念,更需要转化为人人能够参照遵守的具体准则,只有将制度建立起来并不断加以完善、切实付诸执行,才能上下一心、步调一致,保障高水准的公证质量。为此,该处构建了在监督及业务指导委员会领导下的以风险控制、主动管控、事前防范与事后监督相结合、错证责任追究为主要内容的质量监控体系,并建立了包括业务规范、质量控制等在内的具体规章制度,力求将公证工作的每一个环节都置于规章制度的规范和约束之下。在十七年试点历程中,该处在实践反复检验的基础上,适应人事和机构设置的变动、业务领域的拓展和变更以及社会对公证工作的新要求,对这些规章制度几经增、删、并、改、废,分别形成了《规章制度汇编》2004版、2006版、2008版、2012版、2016年等多个版本,并在网站上公布,真正做到“有章可循”。

  该处历来十分重视办证程序的规范化、系统化,十七年来,规范化办证并逐步制定和更新业务规范指南一直是该处的一项重要工作。现已针对委托、声明、遗嘱、继承、赠与、合同协议、财产分割、保全证据、现场监督、涉外及涉港澳台业务等不同的公证事项和抵押登记、提存等常见的公证事务以及线上业务、司法辅助业务等制定了具有较强指导性的业务操作规范,并汇编成《厦门市鹭江公证处公证业务操作指引》,有力地指导了各项公证业务的办理,从而把公证工作的每一个环节都纳入办证规范之中。

  为了避免公证书的非实质性差错(除错、假证外的非实质性瑕疵,如代拟文书错别字、翻译大小写错误等)给当事人带来使用上的不便,该处还制定了《关于公证文书出现非实质性差错的处理办法》,对非实质性差错加大处罚的力度,取得了很好的成效,使得非实质性差错的数量及比例比未制定前大为减少。

狠抓业务培训,提升执业技能

公证事业的发展和公证质量的维护都离不开公证队伍的建设,而人员素质是其中的核心、关键。因此,该处始终以建立一支素质好、专业强、结构优的公证队伍为目标,通过定期开展以政治思想、职业道德、文明礼仪、规章制度、服务理念、公证理论、业务技能为内容的培训,不断提高人员的综合素质,提升公证队伍整体的凝聚力、向心力和战斗力。

为了提升培训效果,该处定期开展学习研讨和岗位练兵,每年年初制定了当年度人员学习培训计划,并设立了专门的理论调研及培训基金予以保障。2015年该处邀请法学专家学者和业内资深人士举办了十五场“名人传经”活动;2016年,该处邀请腾讯集团法务部总经理江波、北京师范大学法学院教授刘德良、国家高级讲师林丽芳、中公协业规委廖丽委员等举行了多场“鹭江公证论坛”。这些业务培训,有效提升了该处的人员素养和队伍素质,为规范办证程序、提升服务水平、维护公证公信力奠定了智力基础。

严格受理审查,事前防控风险

在坚持公证便民利民惠民的基础上,该处设置了包括家事法律服务中心、出国(境)服务中心、证据保全服务中心、金融业务一二三部、线上业务服务中心、政务窗口服务中心、同安办事处、翔安办事处等在内的十余个业务部门,实现了公证业务的专业化办理和专业化服务,有效提升了公证质量与公证效率,同时,该处要求各业务部门人员通过规范办证程序、严格受理审查流程来为公证质量把关。

当事人来到该处申办公证时,由公证员助理对案件进行初步审查,主要审查内容包括:公证事项是否符合《公证程序规则》规定、人证是否相符、证件是否真实、申请人有无相应的权利能力和行为能力或代理人有无代理资格、当事人的意思表示是否真实等等,并由承办案件的公证员进行二次审查,公证员将对当事人身份及意思表示的真实性进行特别确认。针对当前实践中所出现的“假人冒充真人”现象,该处将多年办证经验进行总结,设计了《防范假人问题集锦》,公证员及助理可根据实际情况灵活运用集锦中所列的常规问题和特设问题对当事人进行询问,并结合厦门市公协定时更新的假人假证信息汇总通报平台上的信息核对当事人身份,对于发现有假人假证嫌疑的,也及时将向市公协予以反馈。

为了使公证书不仅停留于一纸证明,而是最大化地发挥其社会效用,公证员在通过与当事人交谈了解其办证目的后,将根据客户需求制定公证法律服务方案,在征求客户意见的基础上对符合受理条件的案件,将当场向当事人出具《厦门市鹭江公证处公证受理单》,并告知当事人申请公证事项的法律意义、可能产生的法律后果,以及其在办理公证过程中享有的权利、承担的义务,制作接谈笔录。对于需要核实的证明材料,则由公证员转交专门人员进行调查核实。

专人调查核实,抓牢公证质量

  在公证实践中,当事人为了达到某种不法目的或基于各种理由而采取隐瞒、虚构、编造甚至伪造证明材料等手段骗取公证书的情况并不罕见,这极大地危害了公证质量建设。因此,对当事人所提供的证明材料进行调查核实,是确保公证书依法出具的必要程序,也是提高公证质量、增强公证公信力的一个重要途径。

  为了提升调查核实的实效性,该处专门设立了综合代办中心,由中心专门人员负责日常公证业务办理过程中所需的调查核实工作,特别是在继承、赠与、委托处分财产、民间借贷等涉及当事人财产权益的案件中,中心工作人员通过前往民政、公安、房管、工商、税收等部门,深入社区了解具体情况等方式,开展书面文书的调取、核实工作以及对当事人婚姻状况、亲属关系、财产权属、公司经营情况等信息的调查、核实工作,并在调查核实后将相关信息及时反馈给承办案件的公证员,将调查核实的过程制成工作记录连同所取得的书证、物证等材料入卷归档,有效保障了公证书的质量,也维护了当事人和利害关系人的合法权益。

落实事中监督,防范过错失误

审批是出证前的最后一个环节,也是风险把控的一道重要关口。为了实现对公证质量的严格把控,该处建立了“一会二核三审”制度,其中的“一会”是指由业务监督与指导委员会对公证质量进行总体把关,“二核”即每份公证书要有两个核对人员,“三审”就是要求每份公证书出具前都要经过承办公证员、部门负责人、副主任或主任三级审批,对于重大疑难案件,还要求召开由主任会议成员、处务会成员、业务监督与指导委员会成员以及承办公证员参加会议进行集体讨论。这样就明确了分工和责任,并将责任与切身利益挂钩,形成互相制约、互相监督的良性循环轨道,真正做到材料不实不出证、调查不全不出证、审批不严不出证。在审批过程中,审批人员除了要再次确认卷宗材料形式合规、内容完整、证据材料充分之外,还要对文书签署的完整性进行再三检查,对证词表述的准确性等进行细致推敲,真正做到“抓细节,出精品”,让审批不流于形式。

此外,在公证信息化建设的大背景下,该处还充分运用自行研发的公证办证系统,对当事人信息录入的准确性、公证事项选择的正确性、公证费用收取的规范性、案件承办流程的科学性等进行监督把控,提高了事中监督的实效,真正实现了向科技要质量。

启动事后抽查,严格处罚措施

证后的监督与检查也是该处在公证质量建设工作方面的的一项重要内容。该处每年在全处组织四次以上大规模的质量检查以及不定期的专项质量检查,随机抽取不同部门、不同人员的不同类型公证卷宗进行质量检查,及时发现质量隐患,规范办证流程,进一步提升整体公证质量水准。从2003年开始,该处还将服务质量纳入了质量检查的重要组成部份,通过电话回访、问卷调查等方式对公证书质量和公证服务质量进行检查,在检查中注重公证书社会效益的体现以及对社会和当事人需求的满足,以追求100%的满意率为目标。

为保障当事人和利害关系人的合法权益,该处还专门设立了公证质量及档案管理中心,指派专人处理公证投诉复查案件,本着“有错必纠,无错警醒”的态度做好投诉、复查、应诉等突发性工作,形成了较为完备的投诉复查解决机制。在认真做好投诉复查案件处理工作的基础上,该处及时分析原因、深刻总结经验、强化制度建设、加大流程规范,有力地推动了公证质量的稳步提升。

公证质量的维护需要以严明的处罚措施为支撑。在这一方面,该处对违背执业理念、服务准则、服务承诺和违反各项规章制度的或在质量检查中发现质量问题的或被当事人投诉并经查明负有责任的,一律根据该处的规章制度规定从严、从重处罚,并对其采取“一票否决”,直接确定其当年度公证员考核等次为不合格。这样,就让所有的公证人员永远怀有对公证的敬畏之心,永远保持对质量的谨慎之态!

责任编辑:莫亚奇
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