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西安市汉唐公证处公证质量示范点作用有效发挥
发布时间:2017-07-14 10:21 星期五
来源:法制网

  提升公证质量,强化便民服

—— 陕西省西安市汉唐公证处公证质量示范点作用有效发挥 

法制网 见习记者 莫亚奇

  陕西省西安市汉唐公证处自成立以来,一直秉承着“质量优先、务实高效”的公证服务理念,为当事人提供着优质高效的公证服务,取得了良好的社会评价。近年来,随着公证执业风险的上升和当事人对公证服务的更高要求,汉唐公证处坚持“以人为本”的宗旨,从“把控执业风险,提升公证质量”和“提高服务效率,打造人性化服务”入手,着力提高汉唐公证处的公证服务水平,并取得了显著成效。

  一、把控执业风险,提升公证质量。

  公证机构是国家的证明机构,确保公证过程及结论的真实性、合法性是公证服务的根本,也是公证行业存续和发展的生命线。汉唐公证处一直秉承“质量优先”这一理念,不断优化管理制度,拓宽外部合作,引入先进设施设备,力争从源头把控执业风险,提升公证质量。

  (一)在管理制度方面,汉唐公证处设立业务保障一部,专门履行公证核查职能,确保“承办、核查、审批”的“三权分立”,以达到办证过程中不同环节、不同人员之间相互监督的效果。其中承办人员受理公证申请后,针对案件具体情况择选出需要重点核查的内容及材料,交由核查人员进行核查,并督促核查人员及时、高效地履行核查职能;核查人员对申请核查的内容进行调查、核实、取证后,依客观实情出具尽职报告,交由承办人员确认、签收,对于核查结果是否足以证明公证事项并最终提交出证申请,由承办人员自行审核、认定;出证申请提交后,最终由审批人员再行审查办证程序是否规范、核查程序是否完善、出证申请是否合理合法等,进而决定是否予以出具公证书。由此一来,实现承办人员、核查人员与审批人员之间的相互监督,确保公证程序和公证结果的真实性、合法性。

  核查人员到派出所核实当事人提供材料的真实性

  为确保公证质量,汉唐公证处还建立了“全面监管,分级审批”的签发模式,针对出具公证文书、修改公证文书、出具公证文书副本、更换公证文书附件等情形实行“全面监管”,提高出证的严肃性;针对不同公证事项、标的等,进行“分级审批”,一般公证事项由各部部长审批即可,但标的较大、情况复杂的公证事项,必须经处主任审批方可出证,如民间借贷、信托类公证等,对于重大疑难案件,须经业务委员会开会讨论方可。“全面监管,分级审批”的签发模式,不仅提高了出证的效率性,也提高了出证的严肃性、准确性,优化了汉唐公证处的公证质量管理模式。

  此外,为提高公证人员的风险意识,从源头上提升公证质量,汉唐公证处定期举办业务研究讨论会,及时学习新的法律法规、讨论热点公证事项、分析重大公证相关案件等,加强全员的知识储备和风险意识,助力从源头上提升公证质量。针对公证员助理等公证业务知识尚不完善但仍处于办证一线的辅助人员,汉唐公证处更是注重教育培训,每季度举办业务考核,着力提升公证辅助人员的业务素养,进而从整体上提升公证质量。

  组织开展公证业务专题讨论交流

  (二)在外部合作方面,汉唐公证处从公证问题集中的区域入手,力争拓宽合作渠道,在提升办证效率的同时,提高公证的真实性、准确性。截止目前,汉唐公证处已与陕西省民政部门取得合作,实现了通过专人专线及时核查“公证重灾区”——当事人婚姻状况的目的;针对目前的公证焦点之一——涉房公证,汉唐公证处也在逐步深化与西安市不动产管理部门的合作,加强不动产权属查询、抵押登记查询等方面的便捷性;此外,为加强对扰乱公证秩序、企图骗取公证文书的不法分子的惩处与威慑,汉唐公证处已与相关公安部门取得合作,在该处设立了“打击扰乱公证执业领域违法犯罪活动报警点”,公安机关亦已派员长期驻守汉唐公证处,为维护公证秩序,保证公证质量起到很大的推动作用。

  在西安市二手房交易市场设点服务当事人

  和辖区派出所合作在公证处设立诈骗活动报警点

  (三)在设施设备方面,汉唐公证处一直注重与时俱进,不断优化、升级办公设施设备,让先进的科学技术为公证发展保驾护航。为帮助公证人员对当事人身份的真实性进行审查,汉唐公证处在接待大厅引入人脸识别和身份证识别设备,在排号环节即进行第一轮身份筛查;此外,汉唐公证处还设立了二十个可全程录音录像的洽谈室,为公证过程的监督及公证程序证据的留存提供了很大便利;对经常外出办证的公证人员,汉唐公证处也为他们配备了便携式身份证识别仪,并在手机上安装人脸识别系统,为公证人员外出办证提供有力保障。

  每个洽谈室安装身份证识别仪

  接待大厅安装人脸识别系统

  二、提高服务效率,打造人性化服务。

  虽说公证质量是公证行业存续和发展的生命线,但服务于这样一个高速运转的社会,讲求效率也是公证行业存续和发展的必然要求。汉唐公证处秉承着“务实高效”、“以人为本”的理念,在保证办证质量的前提下,一方面通过制度改进,借助信息化的发展着力提升办证效率,另一方面,结合当事人实际需要,着力打造人性化服务,以期能为当事人提供更加优质高效的公证法律服务。

  (一)在提高办证效率方面,一方面,汉唐公证处实行“一次性告知”制度和“首问负责制”,即在当事人首次咨询时,即全面、规范告知当事人办理相应公证事项所需的信息及资料,针对常见的简单公证事项,统一资料清单,避免因错误告知或遗漏告知浪费当事人时间和精力,引起不必要的纠纷;对于前期已经接待但所申请的公证事项因故尚未办理或尚未办结的当事人,首次接待时的公证人员必须给当事人留存联系方式,以便当事人再次前来办理公证时能够快速找到首次接待其的公证人员,顺利衔接,避免因接待人员不一致导致当事人重复解释相关情况、重复提交相关材料等情形的发生。另一方面,汉唐公证处已开通电话预约、网上预约、微信自助查询等便民措施,当事人可通过电话和网络提前预约办证时间,缩短等待时间;对于已经受理尚未出证的,当事人关注该处微信公众号之后,即可通过微信公众号查询出证状态,及时领取公证文书,避免空跑、多跑。

  官网开设自助查询系统,方便当事人随时关注出证状态。

  (二)在打造人性化服务方面,一方面,根据不同人群、不同时间段的办证需求,汉唐公证处制定了多种不同的人性化服务制度。例如针对老年人、残疾人等不便前来公证处办理公证业务的人,汉唐公证处制定了“特殊人群上门服务”制度,根据当事人的申请,在处领导审批后,及时安排公证人员上门提供公证服务;再如针对出国旅游高峰的暑期时间段,汉唐公证处将工作时间由上午八点半至下午五点半延长到上午八点半至下午八点,方便当事人办证及尽早出证。另一方面,为避免让当事人多跑腿,汉唐公证处已和当事人需求较大的多个行业取得合作,在公证处设置代办人员或服务窗口,提高综合服务效率。例如汉唐公证处已和西安市不动产管理部门取得合作,指派公证人员为当事人提供公证后的房产过户等代办服务;和外事部门合作,指派公证人员为当事人代办公证后的认证服务;为中国邮政、顺丰等快递服务单位在公证处设立服务窗口,方便当事人进行邮寄行为保全或邮寄公证文书等等。

  公证人员为孤寡老人免费上门办理公证

  设立邮政快递服务窗口方便当事人

  通过上述措施,汉唐公证处在提升公证质量,确保服务效率方面取得了显著成效,日后,汉唐公证处还将继续提升自我,完善自我,争取为当事人提供更加优质高效的公证法律服务。

责任编辑:莫亚奇
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