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公司如何做好合同管理
发布时间:2019-07-29 15:47 星期一
来源:中吕能源法律服务圈


作者:梁晋阳


合同是现代公司从事经济活动和对外经济交往的主要手段,大到投融资、公司并购、项目合作,小到公司日常经营业务、聘用劳动人员、办公场所租赁等,均需要合同来约束当事双方或多方的行为。合同管理涉及到合同审批、签订、履行、变更、终止、违约处理等全过程的计划、组织、协调、监督检查等活动,因此如何做好公司合同管理,对于公司持续高效发展、实现经济效益增长显得尤为重要。

然而,现实中很多公司对合同的管理往往不够重视,我们在为多家公司进行合同检查梳理的专项法律服务过程中发现,公司经营管理层往往只关注商务条款的谈判以及合同文本的审查,合同签订完成就放置一旁,合同履行时往往不按照合同条款进行,增加了公司的诉讼风险。本文将结合我们在为公司提供合同检查专项法律服务及在为公司提供日常合同审查过程中的思考,从四个方面谈一下公司如何做好合同管理。

一、合同签署前的基础调查

公司签署合同前,一定要做好合同相对方主体资信的审查,以防范不了解相对方的具体情况而遭受损失的风险。

(一)签署合同前要求相对方提供自身主体资质文件,如公司营业执照、履行合同的特定资质文件。

(二)进行商务谈判前要确认对方人员的身份信息,如谈判人员并非相对方法定代表人,可以要求其提供相应的授权文件和身份证明文件。

(三)利用互联网、大数据等工具,对相对方提供的资质文件进行核实,如无法核实,可以要求相对方提供工商、税务、银行等相关政府部门或机构出具的证明文件。

(四)利用互联网、大数据等工具核实相对方是否存在涉诉或者行政处罚等情形。

(五)在签署重大合同时,公司应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职调查。

二、合同谈判及合同签署

(一)确认合同负责人

公司应当确认一至两名业务人员负责合同谈判、签署及履行的全过程,避免出现合同文本内容与谈判内容不符,或合同履行与合同文本约定内容不符的情形。

(二)合同文本的审查

1.合同文本的审核人员

公司如果设置法务部门,合同文本一般交由法务部门审核,如果未设置法务部门,则建议交由律师对合同文本内容进行审查。但是我们认为,合同条款以及合同履行的重点在于商务行为,合同是整个商务谈判的呈现载体,也是日后履行的依据,而法务部门和律师往往侧重于审查合同条款存在的法律风险,因此公司不应当将合同文本的审查工作完全交由法务部门或者律师,而应当注重法务人员、律师及业务人员的协同,避免合同文本审查过程中存在遗漏或偏颇。

2.合同文本内容的审查

不同类型的合同对应不同的侧重审核要点,如买卖合同侧重审查标的物质量、价款、数量、交付等条款的约定;施工合同侧重审查工程范围、工程内容、工期、工程价款、工程质量、工程进度、缺陷责任等条款的约定。本文仅对一般合同的通用条款审查要点进行简单的梳理:

(1)合同签署的背景及目的需清楚明确。一般公司工作人员认为合同正文条款之前的“鉴于”部分并非合同正文条款,于是进行随意性表述,我们认为应当通过“鉴于”部分对合同签署的背景及目的进行明确表述,如双方发生纠纷时可以明确相对方是否违背合同的根本目的,或主张相对方不具备履行“鉴于”部分约定的能力。

(2)合同双方的权利义务。权利义务部分的约定应详细、准确、体现合同谈判结果并具有可执行性,不应当过于追求单方利益的保护,而应当在保证公司利益不受侵害的前提下促成交易。

(3)违约条款。违约条款应当明确且具备可执行性,我们不建议公司在合同条款中设置过度严苛的违约条款,一方面条款过度严苛会导致双方谈判陷入僵局从而影响谈判进度,另一方面如发生纠纷起诉至法院,法院也会对违约金进行调整。

(4)法律适用及管辖条款。在谈判地位允许的前提下,公司应尽量争取有利于自己的法律适用及管辖地点,如果双方一致同意约定仲裁方式,需保证仲裁条款有效,不可出现“仲裁或诉讼”的约定或对仲裁机构约定不明的情况。

3.合同签署的形式

(1)使用公章签署。现实中很多公司的合同专用章并未经过公安机关备案,因此合同各方应尽量使用公司公章进行签订,完善合同签订的风险防控。

(2)骑缝签署。对于多页合同,要确保除落款页外,需进行骑缝签署或每一页进行简签。对于合同内容有手写修改的地方,需要保证每份合同所修改的内容一致,并且由双方在修改处进行签署确认。

三、合同履行

合同签署完成后应交由指定的业务人员保管,并严格按照合同约定开始履行。合同的履行过程中需要注意以下问题:

(一)合同签署后,应及时将原件交给指定部门存档,合同履行的负责人留存合同副本或复印件,以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行。

(二)合同履行负责人应当协调公司各个部门推进合同履行进度,我们发现公司面临合同履行争议,常常是因为公司各个部门互相推诿,合同履行无人过问,而导致公司利益受到损害。

(三)合同履行过程中发现问题应及时通知相对方,并积极协商处理。很多时候合同履行出现问题及时通知对方可避免造成严重损失甚至不产生损失,而现实中很多公司发现问题后搁置一旁,反而导致损失逐步扩大。

(四)合同履行过程中要随时动态跟踪相对方的经营状况,确保在相对方经营状况恶化之前确定应对方针,减少或避免公司损失。

(五)合同履行过程中若出现对方违约,应及时固定证据,保证在双方协商不成的情况下可以通过诉讼程序维护公司的合法权益。

四、合同履行完毕、终止或解除后的归档整理

合同履行完毕、终止或解除后,公司应注重对合同进行妥善的归档、保管并对合同进行登记、分析。

(一)公司应保证合同履行完毕、终止或解除后的登记工作。合同履行完毕、终止或解除后,业务部门应当与公司确定的登记负责部门一同汇总,共同完成登记工作。登记信息应当全面,包括但不限于合同主体信息、合同主要内容、合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、收付款节点等。

(二)合同登记完成后的归档整理。我们曾遇到公司因合同履行发生争议涉及诉讼,而公司各个部门无法找见合同原件,给诉讼带来本可避免的麻烦。一般公司的综合事务部门和法务部门都应当执行各自的归档工作,归档之前可以进行电子扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。

(三)定期对合同进行汇总、整理,从不同的角度对合同进行分类、分析。根据公司经营业务的不同,可以灵活、多维度的进行汇总、分析,通过合同来反映公司的经营状况,进而调整公司经营策略。

合同类型纷繁复杂,公司具体情况也各不相同,公司应当加强对合同管理的重视,根据合同不同阶段实施合同动态管理,结合自身情况制定合同管理制度,通过全过程、部门协同的合同管理推动公司持续高效发展,实现经济效益增长。


责任编辑:suminglong
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